Trzeba przyznać, że zorganizowanie idealnej konferencji to spore wyzwanie i duży wysiłek logistyczny. Bardzo często nasze starania, by całe przedsięwzięcie okazało się sukcesem, w dużej mierze jest uzależnione od wyboru właściwych podwykonawców i skutecznego planowania. Poniżej znajdziesz krótki poradnik, dotyczący tego jak zorganizować idealną konferencję, przeczytaj koniecznie!
Zacznijmy od tego, że przede wszystkim powinniśmy zadbać o odpowiednie miejsce oraz datę spotkania, dlatego wybierając miasto i dokładne miejsce przedsięwzięcia, czyli w trakcie sprawdzania sal konferencyjnych np. w Toruniu, Wrocławiu, Olsztynie, Poznaniu czy Krakowie, obok daty spotkania koniecznie należy wziąć pod uwagę opisani poniżej zagadnienia. Koniecznie sprawdźmy gdzie odbywały się podobne spotkania w przeszłości? Czy chcemy zaproponować coś nowego, czy trzymamy się jakiejś firmowej tradycji? Zastanówmy się czy wybrana sala konferencyjna może zostać podzielona na mniejsze sale do prac w grupach? Oraz czy w planowanym miejscu nie odbywają się w tym samym czasie targi, duże imprezy miejskie lub inne wydarzenia, które mogą zakłócić przebieg naszej konferencji lub mieć wpływ np. na: komfort dojazdu, ceny w hotelach lub w ogóle możliwość znalezienia noclegu? Dodatkowo zwróć uwagę na to czy wybrane przez nas sale mają dostęp do bezprzewodowego Internetu? Jaka jest wydajność sieci? Poza tym jeśli potrzebujemy więcej sal do wynajęcia, to musimy sprawdzić, czy znajdują się one blisko siebie, czy na kilku poziomach lub w różnych częściach budynku.
Ponadto powinniśmy zadbać także o odpowiednie zaplecze techniczne i sprawdzić jaki sprzęt jest oferowany na miejscu i jakie są koszty jego wynajęcia? (Dotyczy to np.: projektorów, nagłośnienia, laptopów, zapasowych agregatów). Poza tym dobrze jest się zorientować czy pomieszczenia konferencyjne mogą być dostępne wcześniej, np.: na przygotowanie stoiska firmowego, rozstawienie roll-up’ów, rozłożenie materiałów konferencyjnych, próby dźwięku? Niesamowicie ważne jest także to: czy jest magazynek na zaplecze konferencyjne, ile jest gniazdek elektrycznych na salach, czy potrzebne są dodatkowe przedłużacze, czy jest osoba odpowiedzialna za wyżej wymienione obszary, czy w razie trudności z obsługą infrastruktury technik jest w stanie szybko interweniować, czy jest możliwość wynajęcia dodatkowej sali, gdyby zaszła taka potrzeba, ile to kosztuje oraz jak funkcjonuje klimatyzacja, oświetlenie, rolety, przyciemnianie pomieszczeń, nagłośnienie.
Organizując konferencje warto poświęcić chwilę na wystrój, ważną rolę ogrywają przy tym rolety i zasłony.
Top 3