Planujesz konferencję i pragniesz wybrać miejsce, które doskonale zaspokoi potrzeby wszystkich uczestników spotkania? Z pewnością jednym z najlepszych rozwiązań jest jeden z hotelów posiadających własne zaplecze konferencyjne. Podpowiadamy, na co zwrócić uwagę podejmując decyzję o lokalizacji konferencji.
Zadbaj o uczestników wydarzenia
Zanim zdecydujesz się na konkretny hotel, poznaj preferencje swoich gości. Podczas gdy niektórzy uczestnicy konferencji pragną nowoczesności i mnóstwa atrakcji, jakie oferuje duże miasto, inni chętnie poszukają spokoju w niewielkich miejscowościach z mniejszym hałasem. Jednym z najprostszych sposobów zbierania tych informacji jest stworzenie ankiety online i wysłanie jej do wszystkich przyszłych uczestników konferencji. Dowiedz się, co najbardziej zapamiętali z poprzednich miejsc, hoteli i centrów kongresowych, jakie mieli problemy, co wzbudzało ich irytację. Ostrożnie rozważ ich opinie przed podjęciem decyzji o lokalizacji.
Zaplanuj budżet
Oprócz opłaty rejestracyjnej, określ się szacunkowy koszt uczestnika lub wystawcy w następujących obszarach: wydatki na żywność, noclegi w pokojach hotelowych, opłaty parkingowe, transport. Uwzględnij w budżecie wszelkie dodatkowe atrakcje i zastanów się, na czym możesz zaoszczędzić. Pamiętaj, że różne hotele oferują różne ceny. Wszystko zależy od lokalizacji, standardu, wielkości i prestiżu danego obiektu. Nie podejmuj pochopnych decyzji. Porównuj koszty i wybieraj najkorzystniejsze opcje. Stwórz maksymalny próg wydatków i postaraj się go nie przekroczyć.
Przeprowadź wizję lokalną
Obecnie wiele spraw możesz załatwić drogą telefoniczną lub mailową. Jednak wybieranie hotelu na konferencję przez Internet jest jak kupowanie kota w worku. Na stronie internetowej wszystko może wyglądać pięknie i profesjonalnie podczas, gdy w rzeczywistości hotel zupełnie nie będzie spełniał Twoich oczekiwań.
Przede wszystkim dowiedz się, czy w miejscu docelowym jest wystarczająco dużo miejsc noclegowych dla wszystkich gości. Po drugie odwiedź salę konferencyjną i upewnij się, że zapewnia odpowiednią ilość przestrzeni. Sprawdź też, czy układ sali będzie stanowić funkcjonalny obszar pracy dla Twojej grupy. Po trzecie przemyśl termin konferencji. Każdy obiekt ma wolniejsze okresy, w których najprawdopodobniej wynegocjujesz najlepsze stawki.
Zaplecze techniczne
Bez odpowiedniego sprzętu konferencja nie może się udać. Trudno wyobrazić sobie obecnie wydarzenie tego typu bez prezentacji audiowizualnych. Konieczne są, zatem urządzenia audiowizualne. Ogromną rolę odgrywa odpowiednie nagłośnienie sali. Na wyposażeniu powinny, zatem znajdować się mikrofony i sprzęt nagłaśniający. Sprawdź czy w sali zapewniony jest dostęp do bezprzewodowego Internetu. W nowoczesnych salach konferencyjnych to standard, jednak warto zapytać o szczegóły. O komforcie uczestników decyduje również klimatyzacja. Większość konferencji to wielogodzinne spotkania. Spędzenie całego dnia w nieklimatyzowanej sali z pewnością nie zrobi dobrego wrażenia na uczestnikach. Nie będzie także korzystnie wpływać na koncentrację i możliwości percepcyjne.
Top 3